Ante la nueva realidad: digitalización de las conciliaciones laborales

La realidad de una pandemia que no cede en cifras de decesos ha llevado a las autoridades a proferir el Decreto 1168 del 25 de agosto de 2020, por medio del cual se establecen reglas para el aislamiento selectivo con distanciamiento individual hasta el 1 de diciembre de 2020 y ante una casi segura prorroga de la Emergencia Sanitaria más allá del 30 de noviembre de 2020, las diferentes entidades estatales que prestan servicios han ido modificando sus reglas internas de manera que los usuarios puedan seguir beneficiándose de la actividad estatal.

Con base en lo anterior, y con el propósito de evitar saturar aún más el sistema judicial, el Ministerio de Justicia y del Derecho ha reglamentado la manera en la cual se debe llevar a cabo los procedimientos de conciliación extrajudicial por medio del Decreto 1429 de 2020, el cual trae consigo una serie de especificaciones dentro de las cuales el servicio de conciliación debe ser prestado. Esta medida encuentra en las actuales circunstancias plena lógica, pues el confinamiento y las necesidades de reorganizar equipos de trabajo y costos por parte de las empresas amenazan con atiborrar los estrados judiciales, a lo cual le debe salir al paso este método alternativo de solución de conflictos, anticipándose a la importante cantidad de pleito potenciales por suspensiones y terminaciones de contrato laborales.

Entrando en materia, el Ministerio del Trabajo emitió la Resolución 2242 del 27 de octubre de 2020 por medio de la cual se adoptan lineamientos para el desarrollo de audiencias de conciliación extrajudicial en materia laboral por medios virtuales.
En esta resolución el Ministerio acoge el Lineamiento para el desarrollo de audiencias de conciliación extrajudicial en materia laboral medio virtual, el cual constituye un anexo de la resolución y por medio del cual se desarrollan las reglas específicas para llevar a cabo este tipo de audiencias.

Con base en lo anterior, el Ministerio definió como requisitos para el desarrollo de audiencias de conciliación los siguientes:

1) Capacidad tecnológica de voz y datos.
2) Sistemas de videoconferencias que incluyan equipos de cómputo con programas especializados en comunicación.
3) Sistemas que garanticen la confidencialidad de la comunicación.

Una vez esto pueda garantizarse se puede hablar de la “Conciliación Virtual”, el cual constituye un mecanismo por medio del cual se busca acercar a los trabajadores y empleadores a la resolución de sus conflictos por medio de este Medio Alternativo. De esta manera, el Ministerio señala las siguientes generalidades del procedimiento de conciliación virtual:

1) Presentación de la solicitud
2) Designación del conciliador
3) Evaluación de la solicitud.
4) Citación a audiencia

5) Celebración de la audiencia
6) Remisión del acta

Como se puede ver, el procedimiento general no sufre ninguna modificación, pero sí se modifica la forma en la cual cada uno de estos pasos se lleva a cabo. En este sentido, la solicitud debe presentarse en la página web del Ministerio del Trabajo en el Portal de peticiones en el cual se debe adjuntar el modelo de solicitud establecido por la entidad, junto con al formato de aceptación de términos y condiciones al igual que el poder amplio y suficiente si hay lugar a él.

Una vez se presenta la solicitud, el sistema del Ministerio procede a designar el conciliador de la respectiva Dirección Territorial. Con base en esta designación, el conciliador debe efectuar un control formal de la solicitud el cual puede generar su devolución y solicitud de corrección o, en caso de que se cumplan todos los requisitos, se procederá a citar a las partes involucradas.

Sin perjuicio de lo anterior, también puede darse que el asunto no sea conciliable, con lo que el conciliador levanta el acta advirtiendo tal situación y a notifica al solicitante.

Por tratarse de una conciliación virtual, el conciliador debe advertir la plataforma digital sobre la cual se va a realizar la audiencia, para lo cual es necesario que, dentro de la solicitud se indiquen los correos electrónicos de las partes involucradas. Adicionalmente, dentro de la citación el conciliador debe enviar a las partes dos videos tutoriales por medio de los cuales se busca capacitar a las partes sobre la manera en la cual se deben conectar, así como la forma en la cual se debe proceder para la firma del documento final.

En caso de que se llegue a un acuerdo se debe proceder a la suscripción del acta de conciliación, la cual debe cumplir con los requisitos de la Ley 640 de 2001. En cuanto a la firma del documento, esta debe realizarse por medio de la plataforma establecida por el Ministerio para ese fin, sin perjuicio de que si se advierte la imposibilidad de firmar por parte de alguno de los intervinientes, el Conciliador deberá dejar constancia de tal hecho además de la manifestación expresa del consentimiento sobre el contenido del acta.

Es así, como un servicio tan importante como el de la conciliación laboral, vuelve a tener un procedimiento que permite a los ciudadanos su acceso, esta vez por medios digitales.

Redacción:

Felipe Torrado
Socio

Giovanni González
Coordinador Consultoría Laboral

*Créditos de la imagen: haycanal.com